Quindicinale n.39, 30 novembre 2016

Essere produttivi quando si viaggia per lavoro

La sfida delle tecnologie mobili al business travel
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Una volta il turismo d’affari era definito come un viaggio fatto nell’ambito dell’attività economica della propria azienda al di fuori della normale routine casa-lavoro. Era semplice da definire ed evidentemente diverso dal viaggiare per arrivare al proprio ufficio: la differenza principale stava nel fatto che nel primo caso si veniva pagati per viaggiare. Oggi i contorni sono decisamente più sfumati. Ad esempio nel momento in cui si fanno più lavori, capita che il tempo impiegato per andare a un meeting può essere utile per portare avanti un’altra attività. I contratti di lavoro, poi, sono cambiati: se sei un consulente freelance, il tempo che impieghi per andare in azienda puoi considerarlo un business travel per la tua attività professionale ma difficilmente qualcuno te lo rimborserà. Per cui se una volta essere in viaggio era una buona scusa per rimandare un’attività, in un mondo dove si lavora per obiettivi e scadenze non importa più a nessuno da dove stai lavorando ma solo se sei in grado di portare a termine il compito assegnato.

È questo il contesto in cui i viaggi d’affari si stanno evolvendo: dai dati dell’Osservatorio sul business travel 2015, presentati lo scorso febbraio alla Borsa Internazionale del Turismo emerge come il numero dei viaggi in affari in Italia sia in aumento del 2,5% per quelli effettuati sul territorio nazionale, del 5,2% in Europa e del 2% nel resto del mondo. È aumentata anche la durata media dei viaggi mentre per i mezzi di trasporto quello che fa registrare la crescita più marcata è il treno nonostante i mezzi preferiti rimangano l’auto e l’aereo. Non è un caso che sulla tratta italiana business per eccellenza, la Milano-Roma, il treno ha superato l’aereo per numero di viaggi d’affari.

Nel settore terziario si viaggia il triplo rispetto al settore industriale, principalmente per incontrare clienti e fornitori. In seconda battuta per riunioni di lavoro e per fiere ed eventi. Dati positivi che, se da una parte sono favoriti dalla tecnologia, che permette di rimanere in contatto a distanza, trovano altrettanto valide ragioni nella lenta ripresa degli investimenti aziendali e nella discesa del prezzo del petrolio che ha fatto calare i costi del settore.

Concentriamoci però sulla tecnologia: se facciamo un salto in Uk vediamo come già oggi un lavoratore su tre svolge la sua attività da postazioni multiple, il 52% utilizza più device e l’82% si affida a delle app per una parte delle proprie attività. Trend che sono presenti anche in Italia seppure in misura minore e che le aziende devono tenere in considerazione per permettere alla propria forza lavoro di essere efficiente.

Nello studio che citavo prima, si spiega come in Inghilterra ci siano due filosofie di pensiero nell’affrontare il problema: permettere a chi lavora di utilizzare i propri dispositivi personali (Byod, bring your own device) o di fornire alle risorse umane ciò di cui hanno bisogno per lavorare (Cyod, choose your own device). La prima ipotesi è la meno praticata perché mette più a rischio la sicurezza dei dati aziendali. La seconda è scelta da un’azienda su tre ma può essere dispendiosa da un punto di vista della connessione hardware: oltre al costo dei dispositivi (laptop, smartphone, tablet o altri) non si può sperare di avere sempre una wifi disponibile e diventa sempre più importante avere almeno un piano dati oppure un modem wifi che possa collegarsi a più device. Allo stesso modo non sempre le prese di corrente sono a disposizione e una power bank aziendale in questi casi potrebbe essere molto utile.

Inoltre, nel momento in cui più colleghi sono in viaggio e devono lavorare sugli stessi documenti è indispensabile poter avere a disposizione una piattaforma cloud comune a cui collegarsi. Da questo punto di vista è una fortuna che ne esistano di gratuite come quella di Google. Ma non sempre è così e la sfida per le aziende oggi è quella di dotare la forza lavoro di strumenti che consentano di lavorare facilmente da remoto e quindi da mobile. Se ad esempio si ha un sito su WordPress, si può utilizzare l’app omonima per aggiornare facilmente il sito anche quando si è in viaggio. Se si ha un cms personalizzato non è detto che sia possibile. Più la tecnologia è di tipo proprietario e più aumentano i costi per adeguarla da un punto di vista tecnologico.

Come le aziende possono investire in tecnologia per il viaggio d’affari

Capita così che le aziende facciano molti sforzi per aggiornare il proprio sito web e i propri strumenti di comunicazione alle tecnologie mobili per permettere ai clienti di interagire in real time e poi non facciano nulla per permettere a chi ci lavora di poter rispondere ugualmente in tempo reale anche se è in viaggio. A questo tema ho dedicato non molto tempo fa un articolo sul mio blog in cui sottolineavo la necessità per le aziende di investire in tecnologia e in formazione al loro uso per vincere le sfide del nuovo modo di comunicare m2m (machine to machine, ma anche mobile to mobile).

Perché, diciamolo, non è poi così semplice lavorare da mobile e spesso bisogna sapersi arrangiare anche per fare operazioni semplici. Ad esempio un paio d’anni fa ero in vacanza ad Ischia e mi venne chiesto di caricare un banner su un sito perché si trattava di un’assoluta emergenza. Un’operazione che da un pc avrebbe richiesto 5 minuti su mobile diventò un’odissea da un’ora e mezza: il banner era zippato e serviva un’app per scompattarlo. Le misure erano sbagliate e quindi serviva un’altra app per ridimensionarlo/tagliarlo. Serviva un’app per caricare il file su un ftp e infine quella dell’ad-server del sito web. È vero che c’è un’app per tutto, ma averle già installate aiuta parecchio.

Per questo vorrei consigliarvi la mia top ten personale di app che mi aiutano ad essere produttivo quando sono in viaggio:

  • Swiftkey, la tastiera che apprende il tuo modo di scrivere e permette di digitare al massimo della velocità
  • Calendars5, per avere tutti gli eventi, gli appuntamenti e i task sincronizzati
  • Mtalk, un numero di telefono urbano gratuito su cui ricevere chiamate tramite tecnologia voip
  • Mailchimp, per gestire le campagne di email marketing ovunque mi trovo
  • McSnap, collegata a Mailchimp, permette di spedire come dem una foto scattata al volo
  • Everypost, per programmare contenuti sui social con facilità
  • IF, per automatizzare le operazioni frequenti senza perderci tempo
  • Canva, per lavorare con la grafica in maniera easy
  • Retouch per eliminare un elemento di troppo da una foto
  • Pics2Mov per creare un video da una serie di foto

Ce n’è poi un’undicesima che è un po’ ostica (e solo per iOS), ma che se usata bene è fenomenale: si chiama Workflow e come il nome suggerisce permette di creare dei flussi di operazioni automatiche tra app diverse, attivabili con un solo pulsante. Ad esempio: salvare come pdf qualunque documento o pagina web, creare uno short url, twittare del testo che si è evidenziato, salvare tutte le immagini presenti su un sito internet, fare uno zip di più file e spedirlo per email, far sapere a qualcuno che si arriverà in ritardo a un appuntamento o anche chiamare Uber a un indirizzo predefinito.

Di fatto, nel business travel del futuro non ci saranno più scuse per perdere tempo e nessuno più oserà dirvi: “Ah, beato te che viaggi per lavoro”.

 

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Autore
Domenico è giornalista e consulente in web marketing nei settori del turismo e dell'organizzazione di eventi. Coordina la redazione di Webitmag.it, online magazine per gli operatori del settore travel e cura il blog Aperimarketing su Eventreport.it. Nel 2009 ha fondato la web agency Pool Comunicazione con cui fa online project management, formazione sui temi del web marketing e consulenza in digital advertising. Online dal 1997, dissimula l'età che avanza raccontando che è da poco maggiorenne su internet. Laureato in Bocconi in economia aziendale, appassionato di innovazione e tecnologia, è anche un fervido sostenitore degli ebook e tra i vincitori dello Startup Weekend Turismo 2015 di Verona.
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