Quindicinale n.39, 30 novembre 2016

Fatti più in là

Scelte non-architettoniche per favorire l'innovazione e lo smart working
La prossemica degli spazi di lavoro
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L’essere umano ha uno spiccato senso architettonico. Modifichiamo il nostro comportamento secondo gli spazi fisici che frequentiamo e ci accorgiamo di come lo stesso spazio influisca sul nostro modo di comportarci, muoverci e anche parlare.

Che siano spazi circoscritti, infrastrutture o luoghi pubblici abbiamo la capacità di declinare il nostro comportamento secondo criteri e stili differenti. E ci aspettiamo che anche le altre persone che con noi vivono lo spazio si adeguino. Mia nonna la chiamava creanza ed educazione nei confronti degli altri.

Nel vivere lo spazio siamo molto attenti allo stabilire lì dentro le distanze del nostro comportamento verso gli altri. Dobbiamo definire una distanza ampia che ci permette di relazionarci con l’architettura dello spazio, ad esempio in chiesa, in un museo o al cinema, ed una distanza breve che ci consente di relazionarci con le persone in esso presente.

La prossemica

L’antropologo Edward Hall ha coniato il termine “prossemica” per definire questa capacità di auto-disciplinarci e di vivere le dinamiche sociali all’interno degli spazi.

La Prossemica è lo “studio di come l’uomo struttura inconsciamente i microspazi – le distanze tra gli uomini mentre conducono le transazioni e le dinamiche quotidiane”. Si occupa dei messaggi che il nostro corpo e il nostro comportamento trasmette verso le altre persone e le cose collocandosi nello spazio intorno a sé sino a definire le situazioni in cui l’organismo reagisce allo stress e alla carenza di risorse.

Edward T. Hall ha descritto 4 tipi di distanza interpersonale:

  • distanza intima (0 – 45 cm)
  • distanza personale (45 – 120 cm)
  • distanza sociale (120 – 360 cm)
  • distanza pubblica (oltre 360 cm)

Queste preferenze sono fortemente influenzate anche dal contesto, dall’educazione, dalle abitudini, dai tratti caratteriali e come detto dalle caratteristiche dei luoghi, si capisce bene la differenza tra essere sugli spalti dello stadio e in una chiesa. Così chi è più introverso tende ad aumentare la distanza rispetto a chi è estroverso.

Negli spazi aperti manteniamo distanze maggiori dagli altri interlocutori rispetto agli spazi chiusi e, come nel brillante video dei videomaker Casa Surace, al Sud le distanze tra le persone sono inferiori rispetto al Nord.

La prossemica dell’ufficio

Ma come si declina e si caratterizza la prossemica quando viviamo lo spazio dell’ufficio? La prossemica sta caratterizzando anche le scelte architettoniche e di disegno dei nuovi uffici. Sempre più i criteri e le leggi della prossemica stanno influenzando la scelta delle luci, colori, stili, dimensioni e strumenti.

Se consideriamo che la nuova dottrina delle dinamiche del lavoro in ufficio si fonda su criteri consolidati come comunicazione, collaborazione, empatia, trasparenza e flessibilità possiamo intuire come la prossemica stia influenzando le scelte di chi pensa, disegna e realizza gli uffici. Intuiamo anche come l’importanza di questi trend debba creare sinergie con l’onda dello Smart Working e del Remote Job tenendo conto che le statistiche indicano che nel 2020 circa il 50% della forza lavoro sarà da remoto.

Nella mia attività professionale, la costruzione di uno spazio fisico dedicato all’innovazione o di uno spazio di lavoro che favorisca e supporti l’innovazione, diventa un cantiere di progetto sempre più importante. Lo spazio di lavoro delle imprese – grandi e piccole – è diventato un luogo per adottare politiche che favoriscono la creatività e innovazione.

Le aziende devono quindi considerare la prossemica come un elemento in grado di influenzare i comportamenti e le dinamiche per sostenere un aperto scambio di idee tra i dipendenti a tutti i livelli. Stabilire un ambiente creativo a supporto dell’innovazione richiede più di una semplice ristrutturazione che spesso annovera il dipingere le pareti di colori vivaci e caratterizzare i muri con scritte e con citazioni emozionali. Ma queste esigenze possono essere validate ed estese non solo per la creatività e l’innovazione ma anche per tutte le dinamiche aziendali nella loro totalità.

L’estensione assume maggior valore se consideriamo cosa i prossimi anni porteranno nelle nuove dinamiche del lavoro in azienda:

  • L’aumento dei dipendenti “boomerang” ovvero le risorse che hanno lasciato l’azienda per poi ritornarci;
  • La progressiva uscita dei capi “baby boomer”;
  • L’aumento della flessibilità e rotazione delle risorse
  • L’introduzione di strumenti wearable per monitorare le performance
  • L’automazione del lavoro attraverso l’introduzione di robotworkers
  • L’ingresso nelle aziende della Generazione z (nati dal 1994 al 2000)
  • Incremento dei freelance e “sharing competences” delle risorse
  • Nuova cultura per la “maternità” delle lavoratrici e dei lavoratori.

Questi fattori cambieranno le scelte e i principali trend architettonici per affermare una nuova prossemica del lavoro che sarà espressione, mi auguro, di quanto caratterizzerà i vostri luoghi di lavoro.

Linee guida per i nuovi spazi di lavoro

Mobilità totale: l’attività lavorativa è indipendente dallo spazio fisico dove si svolge grazie all’immediatezza con la quale si riesce ad accedere ai dati in qualsiasi momento e luogo fisico all’interno dell’azienda.

Spazio per il network: sostituzione degli spazi creati per ricreare la gerarchia aziendale con soluzioni che favoriscono la formazione di network di attività decentralizzate o per tematica.

Comunicazione: flessibilità e decentralizzazione generano nuovi bisogni comunicativi che devono essere supportate da tecnologia e design adeguato alla comunicazione face-to-face.

Smart place: l’ambiente fisico di lavoro deve avere una correlazione con l’efficienza dei processi di attività e di lavoro non strettamente legati all’organigramma ed all’organizzazione.

Creatività diffusa: la configurazione dello spazio di lavoro fornisce elementi per accelerare stimoli e intuizioni in modo non convenzionali valorizzando diversità e originalità.

Moduli architettonici che abilitano dinamiche

Gioco: gli spazi fisici richiamano in modo esplicito elementi del “gioco” o dei “giochi” integrando le strutture dell’ufficio dando anche la possibilità di poter giocare o utilizzare le dinamiche del gioco all’interno delle attività di lavoro;

Muri trasparenti: superando il concetto di “open space” si afferma una scelta di “open place” dove le barriere pur esistendo danno soluzioni di continuità garantendo privacy, possibilità di isolarsi e vista totale;

Capsule: lo spazio fisico continuo è interrotto da strutture minime con forma di cabina o bozzolo per le dinamiche che richiedono maggiore intimità e riservatezza;

Colori: colori e materiali contribuiscono a generare un mood specifico, suggerendo stati d’animo e sensazioni, possono stimolare o tranquillizzare, in base alle funzionalità dello spazio.

Natura: il benessere dello spazio lavorativo risente dalla capacità del luogo di soddisfare esigenze primordiali quali illuminazione naturale, presenza di piante ed elementi che in modo esplicito richiamano la natura;

Casa: l’ambiente confortevole, simile a quello domestico, è fonte di ispirazione. Un’impostazione che tende a eliminare le differenze progettuali tra arredi per uffici e arredi domestici favorisce l’eliminazione delle barriere mentali;

Moduli: dotarsi di aree di lavoro flessibili, senza postazioni definite, in modo che il concetto tradizionale di “reparto” fisico scompare per lasciare il passo a una modularità e personalizzazione degli spazi. Non tutte le risorse e le aree aziendali sono uguali;

Infine se nella vostra azienda avete il problema delle sale riunioni perché sempre occupate o per altri fattori, fate come molte aziende innovative: eliminatele.

Si può vivere anche senza sale riunioni.

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Autore
Nomade dell'Innovazione, neotenico ed emigrato da Torino a Milano. Ora Partner di Bip. e Managing Director di Ars et Inventio, appassionato di Corporate Innovation e Corporate Creativity. E’ coordinatore scientifico del Master Innovation Management e del Master di Design Management presso la Business School of Il Sole 24 Ore. Docente nelle aree di strategia, marketing e innovazione in Italia ed all’estero. Public speaker in occasione di eventi nazionali ed internazionali sui temi dell’Innovazione, della creatività e delle Exponential Organization. Il suo Blog “Atteggiamento Zen” è il suo esercizio zen preferito con quello di temperare le matite.
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