Quindicinale n.39, 30 novembre 2016

Il galateo dell’interazione tra il cellulare aziendale e quello personale

Adottare un sistema di regole che non sia solo bianco o nero ma sappia adottare una scala di grigi
Il galateo dell'interazione tra il cellulare aziendale e quello personale
Shares

Offrire ai propri collaboratori un ambiente di lavoro “fresco” e “moderno” è stata sempre una grande sfida per le aziende, che non riescono purtroppo ad adeguarsi alla stessa velocità del mondo esterno. Ad esempio, quante aziende italiane continuano ad offrire il congedo matrimoniale a chi si sposa in un mondo in cui i matrimoni sono in caduta libera? Quasi tutte. Quante aziende hanno rivisitato questa regola ampliandone la fruibilità anche alle coppie di fatto? Quasi nessuna.

Le sfide di armonizzazione a cui sono chiamate le aziende sono innumerevoli e certamente la tecnologia ha offerto numerose occasioni di ripensamento di business, organizzazione e regole aziendali. Un buon esempio è certamente rappresentato dagli apparati di telecomunicazione mobile: da un mondo semplice che divideva i detentori del cellulare aziendale e quelli che non l’avevano, siamo giunti ad un contesto in cui siamo connessi 24h su 24 e 7 gg su 7 con il nostro smartphone.

C’era una volta un mondo ben delineato, con poche scale di grigio: coloro che avevano il cellulare aziendale potevano ricevere qualsiasi telefonata in ufficio, per scopi lavorativi ma in realtà anche personali, e coloro che avendo solo il cellulare privato erano tenuti a non introdurlo in azienda o per lo meno a non utilizzarlo in orario di lavoro. La maggior parte dei regolamenti aziendali si è sforzato nei primi dieci anni del nuovo millennio di disciplinare l’uso degli apparati mobili privati nel contesto lavorativo, escludendoli di fatto dai muri dell’azienda o consentendone l’uso solo nel momento della pausa. La telefonata del familiare o l’invito a cena da parte di un amico era necessario passasse sempre ed unicamente dal centralino o dal c.d. “diretto”, e ricevuta attraverso il telefono fisso accanto alla propria postazione. Questo rigore fu necessario secondo alcuni per ragioni di sicurezza, per evitare perdite di tempo e distrazioni esterne, ma in alcuni contesti (vedi ad esempio il retail) anche per evitare situazioni di servizio non adeguato alla clientela: basta pensare a quanti di noi è capitato di entrare in un negozio come clienti e di attendere che il commesso terminasse la telefonata privata di organizzazione della serata.

Negli ultimi anni, grazie alla possibilità di interagire con i social media dal proprio smartphone, le possibilità di comunicare sono divenute via via più frequenti e più rapide; ecco quindi una nuova sfida per le direzioni aziendali: adottare lo stesso sistema di regole rigoroso del passato o aprire completamente all’uso degli smartphone privati. In realtà non c’è una scelta tra bianco e nero, ma tra una vastissima scala di grigi.

Un esempio di “grigio” è dato dato dalla formula BYOD ovvero Bring Your Own Device, una commistione tra smartphone di proprietà del collaboratore e sim di proprietà dell’azienda, ma possiamo citare anche altre forme di commistione come CYOD, COPE, COBO che rappresentano tentativi aziendali di trovare il giusto mix tra sicurezza dei dati, flessibilità e costi: tentativi che non sempre le aziende sanno gestire – a giudizio di chi scrive – con la piena consapevolezza di cosa possa accadere, ma più sull’onda emotiva e in risposta alla richiesta dei propri collaboratori.

Le contraddizioni oggi sono tante: la regola attestante che “sullo smartphone aziendale è fatto divieto di installare sw e app non autorizzati dall’azienda” convive con la concessione del citato BYOD nel quale il collaboratore – essendo lo smartphone di sua proprietà seppure con sim aziendale e possibilità di accedere a importanti informazioni della società – si sente libero di installare app di qualsiasi genere, valutando solo la propria privacy e non quella dei dati aziendali (vedere a titolo esemplificativo le recenti valutazioni su applicazioni di messaggistica mobile multi-piattaforma).

Ma in generale si nota in tutte le aziende la necessità di rivedere anche l’uso degli apparati mobili come lo smartphone anche per chi ne fa un uso – se così si può dire – meramente privato: certamente i valori della sicurezza sul luogo di lavoro in primis devono continuare ad avere grande focus e a non ammettere deroghe (ovvero occorre continuare a mantenere il divieto di utilizzo ove ciò possa rappresentare un pericolo per la salute e la sicurezza del lavoratore), certamente occorre mantenere regole che non ammettano deroghe al rispetto dovuto alla clientela, certamente occorre assicurare la miglior tutela possibile al patrimonio aziendale. Nel contempo, in molti contesti lavorativi, occorre sfidarsi e trovare nuove regole di buon senso comune e capaci di abbracciare la nuova realtà: oggi, chi scrive ritiene che il rigore dei tempi passati (ovvero divieto di introdurre gli apparati di telefonia mobile in azienda) sia in contrasto con una visione di best workplace, che il proibizionismo generi più ansia nel lavoratore che miglioramenti della produttività.

In un contesto in cui le aziende ed i collaboratori – così come i clienti – frequentano le stesse piazze virtuali, in cui si chiede sempre di più ai propri dipendenti di essere “ambasciatori” su quelle stesse piazze, in cui non sono più solo i dirigenti o i top manager a leggere le email fuori dalle canoniche 8 ore, in cui la passione e la dedizione di tanti collaboratori li porta anche dalle vacanze a telefonare in azienda per chiedere come va o a dare un fugace sguardo alle cose di lavoro, in cui si diffondono contesti disponibili a favorire l’home working, le vecchie regole di gestione degli apparati mobili personali basate sul bianco o nero sono decisamente superate e controproducenti.

Forse la cosa più importante che oggi si possa fare per disciplinare l’uso dello smartphone privato in ambito lavorativo è quella di scrivere una nuova regola  assieme ad un gruppo di collaboratori e non arrogarsi il diritto di farlo secondo la modalità top-down: un sistema “innovativo” di regole che rimetta al centro valori “tradizionali” come salute, sicurezza, fiducia, rispetto, responsabilità. Perché la tecnologia cambia in fretta, mentre certi valori si mantengono fortunatamente ancora saldi.

[Credits photo:JOHN CRUZ su Flickr]

Shares

Tags: , , , ,



Autore
Nato 45 anni fa a Bologna, HR manager, laureato in Economia con una tesi in Marketing e due corsi di specializzazione sulla gestione delle Risorse Umane e sulla Comunicazione interna, ha svolto all’inizio del suo percorso professionale attività nelle aree sales, marketing e anche acquisti. Dal 2003 opera nell’area HR come Responsabile delle Risorse Umane, prima nel gruppo MF, poi in due aziende del gruppo FIAT e quindi in IKEA Italia. Oggi allla guida dell’area HR di Kemet Spa. E' abile formatore e testimonial molto richiesto sul tema “diversity in azienda”.
Commenta questo articolo