Quindicinale n.39, 30 novembre 2016

Business Travel, tassello fondamentale per far ripartire i fatturati

Analisi sulle logiche e sui costi interni alle aziende per la gestione dei viaggi business
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Il comparto del business travel è fondamentale per le aziende sia dal punto di vista della capacità di generare e incrementare fatturato che dal punto di vista dell’incidenza dei costi.
Sotto questo profilo T&E è la spesa più sottovalutata nell’ambito delle analisi amministrative; si tratta mediamente della terza voce di costo dopo personale e tecnologia ed inspiegabilmente quasi mai è sotto il controllo di procedure specifiche e politiche di razionalizzazione con manager di ruolo che se ne occupano a tempo pieno.

Quello delle competenze è un ambito che merita attenzione: le aziende che hanno una persona identificata come Travel Manager in oltre il 70% dei casi dedica il suo tempo anche ad altre attività. Inoltre, il suo posizionamento nell’organigramma varia da realtà a realtà: nelle Risorse Umane nel 27,1% dei casi, nella Direzione Generale nel 23,4%, nell’Ufficio Acquisti nel 24,3%, nell’Ufficio Facility/Servizi Generali nel 10,3%, sparso in altre Direzioni nel 10,3% e in Amministrazione nel 4,6%. E da questo ne consegue che gli obiettivi, spesso divergenti tra loro, possono essere differenti a seconda della direzione che detta le priorità: razionalizzazione dei costi se gestiti dalla direzione acquisti, incremento della soddisfazione del viaggiatore se si tratta della direzione del personale, attenzione ai sistemi informatici se addirittura è l’IT che prende le decisioni. Pertanto, se prendiamo una voce di costo rilevante e, con l’eccezione di pochi casi, non gestita professionalmente, è chiaro che gli ambiti di miglioramento gestionale sono elevati.
Un altro aspetto meritevole di attenzione è il dettaglio della voce dei costi di viaggio business.

È infatti corretto pensare che l’incidenza maggiore sia quella dei viaggi aerei a causa del costo unitario più elevato, ma mediamente a livello mondiale le spese aeree sul totale incidono solo per il 28%. Con poche percentuali di scarto seguono i costi alberghieri che hanno un’incidenza del 22% sul totale T&E, in Italia addirittura del 27%,  spiegabile dal fatto che oltre il 60% dei 30 milioni di viaggi annui per un valore di oltre 19 miliardi di Euro delle aziende italiane prevedono almeno un pernottamento.
Oltre ai costi, le sfide principali in tema di viaggi riguardano i contenuti, ovvero la ricerca del servizio nel luogo giusto, i processi, ovvero la dispersione dovuta alla frammentazione dei canali di distribuzione e la soddisfazione dei viaggiatori attraverso la sfida della consumerizzazione, ovvero il processo per cui il viaggiatore vuole trovare processi e servizi uguali sia che prenoti per lavoro che per vacanza.
L’obiettivo delle aziende dovrebbe essere quello di definire Travel Policy chiare che permettano il pieno controllo e il monitoraggio della spesa per ottimizzare tutto il processo di gestione, evitando alla fine anche perdita di produttività.

Crisi economica e necessaria inversione di rotta

Razionalizzate procedure e risorse, va detto che la ripresa delle aziende deve passare anche dall’incremento dei viaggi d’affari. La crisi ha condotto infatti non ad una ottimizzazione del numero di viaggi, ma ad un taglio sconsiderato degli stessi. Se si pensava che le tecnologie come le conference call potessero ridurre l’impatto delle mancate visite ai clienti, ciò non è avvenuto, anzi hanno portato ad una esigenza maggiore di viaggiare essenzialmente per tre ragioni: il 66% delle motivazioni è dato dall’incontro di clienti e fornitori, il 16% per partecipare a fiere e il 10% a riunioni aziendali. Il rimanente 8% non è stato possibile ricondurlo in maniera specifica.

Business Travel quindi come tassello fondamentale per consolidare e far ripartire i fatturati, al quale si devono affiancare mosse strategiche e di cambiamento che consentano una competitività duratura: presenza il più possibile internazionale, utilizzo della tecnologia non fine a se stesso ma capace di creare reale valore aggiunto, spazio alla multicanalità e competenze convergenti tra B2B al B2C sono solo alcuni elementi chiave che ci si augura sempre più aziende italiane perseguano per un rilancio definitivo della nostra economia.
Il Corporate Travel Forum del prossimo 23 giugno a Milano sarà l’occasione per riunire opinion leader e professionisti del Business Travel intorno ad un’ottica differente sui trend di mercato, tracciando così la direzione da percorrere in futuro per distinguersi nella propria professione.

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Autore
Flavio Ghiringhelli è Managing Director di HRS Italia e membro del Consiglio Direttivo di Federviaggio. Con un’esperienza ventennale nel mondo del turismo e un Master in General Management conseguito presso la scuola di management SDA Bocconi a Milano, ha ricoperto il ruolo di Direttore Vendite Italia in EasyJet, Direttore Generale in Same Italy s.r.l (gruppo Meridiana), Direttore della Distribuzione in Alitalia, Direttore Commerciale e Direttore e-Travel Italia (e-commerce Business Unit) in Amadeus Italia S.p.A. e Vice President Sales in Gialloviaggi.it S.p.A.
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