Quindicinale, Numero 56 - 15 novembre 2017

Smart working: il re è nudo

Il concetto di smart working rende superato quello di work life balance. E' l'era del digital work life balance.
Smart working: il re è nudo
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La Digital R-Evolution, gioco di lettere che, da un lato, evidenzia lo sviluppo tecnologico e, dall’altro, i cambiamenti e le trasformazioni determinate da tale sviluppo, sta modificando in modo sostanziale il contesto lavorativo. Termini come “luogo di lavoro”, “orari di lavoro”, “settimana lavorativa” lasciano pian piano spazio a maggiori flessibilità e autonomia in cui contesto e tempi vengono concertati fra azienda e dipendente. L’assunto alla base di ciò che si definisce smart working, letteralmente “lavoro intelligente” sebbene sia più corretto parlare di “lavoro agile”, è che una maggiore flessibilità e autonomia lavorativa garantirebbero un maggior benessere individuale, e organizzativo, con ovvie ricadute sulla produttività individuale ed aziendale.

In altri termini, lo smart working rende superato il concetto di work-life balance, e ciò per due motivi:

  1. perché parte dal presupposto che si possa lavorare al di fuori dei luoghi di lavoro, in particolare nella propria abitazione, spostando dunque il contesto lavorativo in un luogo privato/famigliare.
  2. perché lo smart working si basa in gran parte sulle tecnologie digitali che, soprattutto grazie agli attuali smartphone, hanno determinato la scomparsa dei confini che hanno sinora delimitato tempi, luoghi e relazioni di lavoro e tempi, luoghi e relazioni della vita privata/famigliare. Non solo il lavoro “entra in casa” sotto forma di file, messaggi e interazioni grazie alla costante connessione ad internet, ma anche la vita privata/famigliare entra nel contesto lavorativo sotto le stesse sembianze.

Ora, tale cambiamento rappresenta una vera opportunità se si riesce a sfruttarla al meglio e, soprattutto, se si riesce a far sì che porti a quell’ipotizzato miglioramento che investe benessere e produttività del singolo (senza dimenticare ovviamente il contesto privato/famigliare in cui vive) e dell’organizzazione in cui è inserito. Ne è ben consapevole Nigel Marsh che, come lui stesso racconta nel monologo al TED, all’apice della sua carriera nel branding e nel marketing, decide di prendere un anno sabbatico per ricostruire l’equilibrio fra lavoro e vita famigliare; purtroppo giunge all’ironica conclusione che “è relativamente facile bilanciare vita e lavoro quando non si deve andare al lavoro”. Per sfruttare al meglio le potenzialità dello smart working, quest’amara conclusione rappresenta un aspetto critico sul quale porre particolare attenzione, dal momento che avviene un’integrazione totale (anche dal punto di vista del contesto) fra lavoro e vita privata/famigliare e che si segna il passaggio dal work-life balance al digital work-life balance ovvero riuscire a destreggiarsi all’interno di molteplici applicativi digitali che mescolano differenti contesti della nostra vita.

Il digital work life balance

Se uno degli aspetti critici del lavoro “tradizionale” era rappresentato dall’information overload, ovvero la mole di informazioni da considerare contemporaneamente per prendere decisioni, in un’ottica di smart working l’aspetto rilevante è l’interaction overload ovvero la mole di interazioni nella quale siamo costantemente e simultaneamente immersi.

Tali interazioni simultanee

  • investono molteplici canali comunicativi (chat, audio/videoconferenze, messaggi testuali e non, e-mail, telefonate)
  • avvengono utilizzando vari applicativi (da WhatsApp a Facebook, a LinkedIn, a Skype, all’e-mail privata e dell’organizzazione, solo per citarne alcuni)
  • e, soprattutto, riguardano contesti differenti, vale a dire lavoro, vita privata, vita famigliare.

Ecco perché agire in un’ottica di smart working richiede la costruzione di solide consapevolezze circa i propri mezzi, ma anche dei propri limiti, in modo tale da gestire al meglio la fluidità del nuovo contesto che rischia altrimenti di generare solo in parte i miglioramenti auspicati.

Una prima consapevolezza è che le tecnologie digitali, per quanto possano aiutarci a fare tante cose aumentando di molto le nostre potenzialità, hanno anch’esse dei limiti e non ci permettono di fare tutto ciò che vorremmo nel tempo che vorremmo. Comodamente online possiamo prenotare e organizzare viaggi, concerti e serate, acquistare quasi tutto ciò che ci serve, usufruire di tutta una serie di servizi bancari e assicurativi – per citare qualche esempio – ma tutto ciò richiede tempo (lo stesso che prima era impiegato da altre persone per darci tali servizi). Il paradosso di questa nuova autonomia è che abusarne significa svolgere attività che prima delegavamo ad altri.

Una seconda consapevolezza, connessa all’interaction overload, è che, se con un semplice click possiamo comunicare e interagire con chiunque, dobbiamo anche considerare che, con lo stesso semplice click, chiunque può inviarci comunicazioni o interagire con noi. Da questo punto di vista, selezionare adeguatamente gli applicativi e i canali comunicativi sulla base dell’utilità ed efficacia che si vuole ottenere nelle comunicazioni e interazioni risulta fondamentale. Non lasciarsi trascinare dall’orda delle mode del momento è un buon suggerimento: WhatsApp è un applicativo di massa e gratuito che genera centinaia di messaggi (in gran parte ignorati); gli sms sono più personali e a pagamento, per cui la quantità di messaggi ricevuti è minore e la rilevanza del contenuto, solitamente, più elevata.

Una terza consapevolezza è che il modo in cui agiamo nei contesti digitali influisce sul comportamento digitale e sulle aspettative dei nostri collaboratori nei nostri confronti. Se inviamo messaggi di lavoro nel week-end, dobbiamo anche aspettarci che chi li riceve possa decidere di inviarci messaggi a sua volta e si aspetti che noi li leggiamo. Se rispondiamo sempre e immediatamente ad ogni e-mail che ci arriva (anche per dire semplicemente “messaggio ricevuto”), i nostri interlocutori si aspetteranno sempre la stessa solerzia in futuro e penseranno che l’email non sia arrivata quando non riceveranno risposta.

Una quarta consapevolezza è che determinati comportamenti online agiti in ambito lavorativo possono assumere significati diversi e influire in modo molto differente sulla nostra vita se agiti in altri ambiti, come quello famigliare. Generalmente si pensa che il comportamento di cyberloafing, cioè l’utilizzo di internet in ambito lavorativo per scopi personali, influisca negativamente sulla produttività individuale e, di conseguenza, aziendale, sebbene i risultati di varie ricerche dimostrino che, se adeguatamente gestito, il cyberloafing può anche essere una leva per migliorare il benessere e la produttività del singolo e dell’organizzazione. Ora, ha senso parlare di cyberloafing nell’ambito dello smart working dal momento che il contesto non è lavorativo, bensì privato, e dal momento che viene lasciato ampio spazio a flessibilità e autonomia di gestione dell’attività da svolgere? E l’attività lavorativa quanto influirà e quali modifiche apporterà al contesto privato/famigliare in cui va ad inserirsi? Il comportamento di vamping ci aiuta a capire le possibili ripercussioni. Il termine, usato per definire il comportamento degli adolescenti che spesso restano svegli di notte per chattare con il loro contatti, si sta pian piano spostando anche in ambito aziendale a causa dell’abitudine di tenere lo smartphone accesso e a portata di mano durante le ore notturne. Ciò è particolarmente vero per quelle realtà organizzative che operano anche a livello internazionale, in cui i fusi orari fanno sì che le comunicazioni avvengano durante tutte le 24 ore. Una mail che arriva e che presenta un problema o una criticità nella notte, se letta, può generare ansia con il risultato che si passa la notte insonni e il giorno dopo si inizia la giornata in condizioni che difficilmente possono portare al massimo livello di efficacia e di produttività lavorativa.

L’impatto del digitale sulle relazioni di lavoro

Considerando quindi la novità rappresentata dal tema smart working e gli investimenti che le aziende stanno facendo in questa direzione, sarebbe un peccato non sfruttarne appieno le potenzialità. Implicitamente, infatti, il tema smart working va a modificare alcuni processi chiave delle organizzazioni come, ad esempio, la gestione del team work e i relativi processi di comunicazione e leadership. Gli strumenti digitali, per come vengono utilizzati, influenzano le performance lavorative e modificano i profili di competenze necessarie per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il fatto che alcune cose non avvengano più in presenza, ma in parte significativa, anche a distanza, ha un impatto sui processi relazionali e sui risultati.

Per concludere, investire risorse nell’introduzione di forme di smart-working è una scelta che può certamente contribuire al miglioramento del benessere e delle performance individuali e organizzative. Per questo, è molto utile accompagnare questo investimento considerando e valorizzando i possibili cambiamenti nella cultura aziendale e nelle strategie operative, con percorsi formativi e momenti di confronto che ne ottimizzino l’efficacia e la compatibilità con le peculiari caratteristiche di ogni organizzazione.

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Autore
Ricercatore presso il Dipartimento di Psicologia dell’Alma Mater Studiorum e da tempo si occupa degli effetti delle tecnologie digitali sullo sviluppo umano nell’intero ciclo di vita. I risultati delle sue ricerche sono stati presentati in molteplici congressi e conferenze e sono pubblicati in varie riviste nazionali e internazionali. È socio fondatore del Collaborative Knowledge Building Group e dello Spin-Off Unveil Consulting. È managing editor dell’European Journal of Psychology of Education, membro degli editorial board del Journal of Cyberpsychology, Behavior, and Social Networking, del Medcrave Online Journal of Addiction Medicine & Therapy e dell’International Journal of Communication Technology for Social Networks (IJCTSN).
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