Quindicinale n.39, 30 novembre 2016

Regolarmente deconcentrati

8 trucchi organizzativi per essere un buon manager
Regolarmente deconcentrati
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Da un recente ricerca risulta che il 53% dei lavoratori vengono regolarmente disturbati da collaboratori e colleghi mentre cercano di concentrarsi e focalizzare. La stessa ricerca riporta che chi è capace a focalizzare ha un rendimento superiore in tutti gli ambiti: in una scala da 1 a 10 mette a segno di media quasi 3 punti in più relativamente all’efficienza nel collaborare, 3,5 punti in più nella capacità di apprendere e 3,1 punti in più nella capacità di socializzare.
Altri studi sottolineano come mediamente servano da 10 a 15 minuti prima di riprendere il filo della concentrazione dopo un’interruzione.

Un buon manager deve sicuramente coltivare l’abilità di focalizzare e di concentrarsi se vuole riuscire a gestire, pianificare, organizzare, coordinare e controllare i progetti, le risorse, le persone. Tutto ha bisogno dell’attenzione del manager e tutti vogliono richiamarla. Questa risorsa così preziosa, ma esauribile deve essere ben gestita.

Quante volte ti siedi alla scrivania con le migliori intenzioni di focalizzare su un compito ma vieni interrotto? Chi ti distrae? I colleghi, il cellulare, il computer, le email o la tua mente che comincia a vagare? Ecco quindi alcuni consigli organizzativi per prevenire le distrazioni esterne ed interne ed assicurare una qualità al tuo lavoro e ai tuoi risultati, in riferimento a progetti, risorse e persone.

  1. L’ambiente dove lavori è fondamentale per garantirti la giusta predisposizione: non solo la scrivania e la sedia devono essere comode e funzionali, ma tutto l’ufficio dovrebbe essere accogliente e gradevole. La giusta luce, qualche pianta e un ambiente ordinato lasciano più libera la tua attenzione.
  2. Previeni le distrazioni: i rumori dell’ufficio, le interruzioni, le voci, le richieste, le notifiche, i cellulari … ogni cosa può potenzialmente farti perdere il flusso ed il focus. Fai in modo di creare dei momenti di ‘silenzio’: avvisa collaboratori di non disturbarti, spegni il cellulare, chiudi il client di posta, considera di usare delle cuffie e ascolta della musica strumentale.
  3. Ricordati di bere acqua, solo con la giusta dose di fluidi il nostro cervello può dare il massimo, e di mangiare agli orari giusti e tenere qualche sano snack a portata di mano: le banane per esempio sono perfetti ‘brain fuel’, il cervello ha bisogno del giusto apporto di glucosio per ricaricarsi.
  4. Dopo un sessione di profonda concentrazione (di 30 minuti o di 1 ora) prenditi una pausa di 5-10 minuti, fai due passi, meglio se all’aria aperta, il cervello ha bisogno di ossigeno per rinfrescarsi.
  5. Concentrati su un compito alla volta: continuare a rispondere a email, telefonate, messaggi e colleghi ti ruba tutta l’attenzione che invece dovresti investire sulla cosa veramente importante e che devi fare bene.

Il multitasking, i neuro scienziati sono unanimi su questo punto, non premia.

  1. Intercala compiti dove è necessaria una grande concentrazione a compiti più leggeri, in questo modo hai tempo di ricaricarti e ritrovare l’energia per un altro momento di alta focalizzazione.
  2. Muoviti sempre per priorità, avere troppe cose da fare infatti rende alta la possibilità di distrarsi: quando sei in dubbio o confuso investi 10 minuti per capire quale sia la priorità assoluta e a cosa dedicare, in termini esclusivi, la tua prossima ora di lavoro.
  3. Premiati: anche il cervello ha bisogno di ricompense, le cose che ci fanno star bene stimolano infatti il rilascio di dopammina, un neurotrasmettitore che crea un senso di benessere e di ricompensa, che può anche motivarci per continuare il nostro lavoro con la massima concentrazione. Un circolo virtuoso insomma.

Infine puoi avvalerti di alcuni consigli di Tony Buzan, famoso psicologo autore di manuali e ricerche per educare ad usare il cervello in maniera più efficiente.
Buon lavoro!

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Autore
Influenze nordiche, ma cuore latino, ha deciso che il suo scopo nella vita è "Organizzare Italia". Sabrina è una Professional Organizer che aiuta le persone ad organizzarsi meglio, per lavorare con meno fatica e per vivere più sereni e soddisfatti. E' fondatrice e presidente dell'associazione professionale APOI (www.apoi.it), scrive per diversi blog e alcune riviste cartacee. In maggio 2015 è uscito il suo primo libro con Mondadori 'Facciamo ordine - in casa, nel lavoro, nella vita'. E “siccome i sogni nel cassetto fanno la muffa, io ho buttato via il superfluo ed ho tirato fuori il mio!”
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