Quindicinale n.39, 30 novembre 2016

Come si gestisce la posta elettronica

Il postino suona sempre due volte. O forse di più?
la gestione della posta elettronica
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Se il postino suonasse e ci interrompesse con la stessa frequenza del client di posta elettronica non ci comporteremmo con molto garbo nei suoi confronti, eppure permettiamo che le email ci distraggano in continuazione, ad ogni ora del giorno, in qualsiasi contesto.

Negli ultimi anni numerosi studi hanno cercato risposte sul tema della gestione della posta elettronica. Il McKinsey Global Institute (2012) sostiene che trascorriamo 13 ore a settimana nel nostro inbox, ovvero il 28% della nostra giornata lavorativa. Nel 2015 saranno quindi, per ciascuno di noi, 470 ore dedicate solo a leggere ed elaborare i messaggi elettronici, armatevi di pazienza! Uno studio condotto intervistando lavoratori di varie parti del mondo (LexisNexis del 2010) rileva che il tempo dedicato all’elaborazione delle informazioni è per metà pura gestione e per metà vero utilizzo (e quindi effettivo lavoro). Come se non bastasse il 42% di tutte le informazioni ricevute vengono ritenute non rilevanti per portare a termine le proprie mansioni.

Ci vogliono mediamente 64 secondi per ritornare sul pezzo dopo essere stati interrotti da un’email, sostiene il Dr.Jackson della Loughborough University nel Regno Unito. Un facile calcolo matematico quindi ci mette davanti ad una pesante evidenza: chi controlla la posta elettronica ogni cinque minuti butta otto ore e mezza a settimana solo per riprendere la concentrazione su ciò che stava facendo.

Il 65% dei nord americani trascorre più tempo con il proprio PC che con il consorte, ma questo è niente rispetto ai datori di lavoro che vedono sfumare ore di lavoro dei dipendenti per motivi irrilevanti. Evidentemente più gelosi del coniuge i capi d’azienda corrono ai ripari: qualche anno fa grandi aziende come Intel e U.S. Cellular hanno provato a battezzare il “no mail friday”, un giorno a settimana in cui veniva chiuso il server di posta elettronica. Poco tempo dopo il tentativo è saltato: le persone non cambiavano per niente comportamento nei confronti della gestione della posta elettronica e rischiavano inoltre di trovarsi un maggior carico di messaggi il lunedì.
In Nielsen Media Research un manager evidentemente preso dallo sconforto ha fatto inibire a tutti l’uso dell’opzione “reply to all”. Il CEO di Morgan Stanley ha deciso che i messaggi più importanti, per essere sicuro che siano ricevuti e compresi, deve lasciarli alla voice mail, la buona vecchia segreteria. Ma la vera soluzione innovativa arriva da IBM: in alcune sue sedi il modo migliore per far arrivare il messaggio è la bacheca nei corridoi. Insomma le grandi aziende pur consapevoli dei costi e investendo soldi nella ricerca non sono ancora pervenute a risoluzioni massive, definitive e soprattutto convincenti.

Lo IORG (Information Overload Research Group), la cui mission è quella di “ridurre l’inquinamento informativo“, ammette che per il momento l’unica cosa che possiamo fare è imparare individualmente a gestire al meglio la posta elettronica, ricevere quindi formazione specifica e periodica, insomma acquisire gli strumenti per risolverci da soli il problema.

Da dove partire? Ci sono alcune buone abitudini che possono cambiarci la giornata.
Non farci gestire dalle email. Non controlliamo la posta come prima cosa la mattina. Prendiamo consapevolezza delle cose importanti che dobbiamo fare, guardiamo calendario e lista delle cose da fare. Solo successivamente controlliamo le email e elaboriamole di conseguenza.
Ogni cosa a suo tempo. Programmiamo di aprire il client di posta 3 o 4 volte al giorno, momento in cui dedicheremo del tempo esclusivamente all’elaborazione delle email.
Decidere, ma non portare a compimento. Nel periodo di tempo dedicato all’elaborazione non bisogna portare a conclusione i compiti connessi ai messaggi. È fondamentale invece prendere delle decisioni per ogni messaggio e segnarle sul calendario o sulle to do list.
La regola dei 2 minuti. Il metodo GTD di David Allen suggerisce di risolvere subito un compito se ci si mette meno di due minuti. Facciamolo anche con le email. In tutti gli altri casi attieniamoci alla regola numero 3.
Alleggeriamoci. L’inbox per funzionare al meglio deve tendere ad essere vuoto (apriremmo le buste per poi riporre le lettere di nuovo nella nostra cassetta?). Una volta elaborata la mail va cancellata o archiviata.
La regola di Pareto. Detta anche regola dell’80/20: solo il 20% di tutti i documenti archiviati torna utile. L’80% è superfluo. Siamo sicuri di voler perdere tempo ad archiviare ordinatamente email inutili?
Altrimenti torniamo alla tradizionale posta cartacea, che forse ci da meno problemi?

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Autore
Influenze nordiche, ma cuore latino, ha deciso che il suo scopo nella vita è "Organizzare Italia". Sabrina è una Professional Organizer che aiuta le persone ad organizzarsi meglio, per lavorare con meno fatica e per vivere più sereni e soddisfatti. E' fondatrice e presidente dell'associazione professionale APOI (www.apoi.it), scrive per diversi blog e alcune riviste cartacee. In maggio 2015 è uscito il suo primo libro con Mondadori 'Facciamo ordine - in casa, nel lavoro, nella vita'. E “siccome i sogni nel cassetto fanno la muffa, io ho buttato via il superfluo ed ho tirato fuori il mio!”
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