Il caro spesa delle aziende per i viaggi d’affari

È Milano la città più cara d’Italia per dormire. Le convenzioni e le prenotazioni in anticipo riducono la flessibilità di contrattazione per gli hotel, sempre più dinamica l’applicazione dei prezzi e delle offerte. Salgono del 10 per cento i viaggi per congressi e fiere, il cosiddetto segmento Mice. È l’emozione di sentirsi parte del luogo in cui si visita, a permettere la differenziazione dall’offerta standard.

Sale la spesa per i viaggi d’affari delle aziende italiane, una torta complessiva del valore di 19,1 miliardi di euro nel 2014, in crescita del 2,1 per cento rispetto all’anno precedente, di cui 6 miliardi e 700 mila euro spesi all’interno dei confini italiani. La buona notizia è che viaggiare costa meno, complice la diminuzione dei prezzi di trasporto che incidono sul 58 per cento del budget complessivo di una trasferta. L’aspetto negativo è che salgono le spese per l’alloggio del 6,3 per cento (incidenza totale sui costi per il 27,8 per cento) e per il vitto del 3,6 per cento (incidenza totale 14 per cento). A dirlo i dati della ricerca “Viaggi, fatturato e soddisfazione dei clienti del turismo d’affari italiano nel 2014”, dell’Osservatorio Business Travel Italia, condotta da Andrea Guizzardi, con interviste ai responsabili della gestione dei viaggi, di un campione stratificato di imprese.

Lo strumento per incidere sulla gestione della domanda di alloggio è il revenue hotel management, che bilancia prezzi e disponibilità delle camere negli hotel, al fine di avere il massimo del ricavo.”Le tecniche di revenue management prevedono tariffe variabili che aumentano con l’occupazione e questo ragionamento si sposa male con il mercato business che ha necessità di tariffe fisse, per comodità e praticità di gestione”, osserva Franco Laico esperto di revenue management per la Franco Grasso.

È Milano, con 127 euro a notte in media, la città italiana più costosa per dormire, con un aumento del 16,6 per cento a settembre del 2014, rispetto ad un anno prima. Si tratta probabilmente di uno dei primi effetti dell’Expo, secondo il barometro delle tariffe alberghiere in Italia, effettuato dal portale hotel.info. Sul podio al secondo posto si piazza Firenze con 108 euro (+2,1 per cento di aumento in un anno), terza Bologna con 107 euro (+0,5 per cento). Risparmia il 5,6 per cento chi sceglie la Città Eterna, con una spesa media di 105 euro, Roma è al decimo posto tra le grandi città europee per il costo medio di una notte in albergo. Nella top ten a seguire Genova con 102 euro (+18,2 per cento), Torino 97 euro (+3,6 per cento), Bari 88 euro (+12,8 per cento), Napoli 85,9 euro (+18,4 per cento), Palermo con 85,3 euro (+36,6 per cento), Catania 68 euro (+8,7 euro).

“Nel revenue management non esiste una strategia giusta o sbagliata – sottolinea Chiara Dottorini, esperta in booking management e direttore del revenue management e reservation della catena di lusso Baglioni Hotels – è un lavoro di grande dinamismo che coinvolge l’intera struttura alberghiera, è un processo in cui si favorisce la vendita di differenti tipologie di camere, in base alla struttura alberghiera in cui si opera”. L’obiettivo è la massimizzazione del guadagno per ogni camera disponibile, il cosiddetto RevPar (Revenue par available room), modificabile a seconda del flusso di richieste, sia diverse volte al giorno, in base a report di settore ed al grado di complessità della strumentazione software a disposizione della struttura, sulla base della segmentazione del mercato cliente, la copertura di costi fissi e variabili, l’offerta di servizi accessori esterni al pernottamento. “Su piazze dinamiche come Milano e Londra, si applica un pricing molto dinamico, riuscendo a variare le tariffe diverse volte al giorno – spiega Chiara Dottorini – in città come Firenze, Venezia e Roma, meno dinamismo, sono più difficili variazioni repentine, eccetto che in occasione dei grandi eventi, anche nei periodi di maggiore afflusso possono esservi giornate con meno richiesta, si applicano allora strategie per favorire il pernottamento nei giorni spalla, che precedono e seguono l’evento”.

Il segmento business travel per gli hotel rappresenta una sfida nella gestione dinamica dei prezzi delle camere: “Le grandi aziende e le relative agenzie tendono a fare contratti annuali con le strutture alberghiere con tariffe fisse, possibilmente sempre uguali tutto l’anno o al limite con qualche periodo di supplemento per fiere o periodi particolari – puntualizza Laico – questa rigidità crea problemi alle strutture, che sono invece molto più flessibili e seguono l’andamento delle richieste del mercato ed hanno necessità di avere tariffe flessibili verso il basso, per aumentare l’occupazione in certi giorni della settimana o periodi dell’anno, oppure verso l’alto durante l’alta stagione o giornate particolari”. La contrattazione nelle prenotazioni è più favorevole alle strutture alberghiere, quando a presentare richiesta sono imprese di medie dimensioni e liberi professionisti: “Grandi account, come banche, assicurazioni, grandi compagnie, negoziano molti alberghi per tutte le città del mondo, tramite intermediazione, garantendo volumi costanti nell’arco dell’anno, mentre liberi professionisti e piccole aziende spesso effettuano prenotazioni dirette, con parametri di negoziazione più favorevoli alla struttura alberghiera”, afferma Dottorini.

Secondo lo studio in aumento di circa il 10 per cento anche i viaggi del settore Mice (Meetings, incentives, conferencing, exhibition), le imprese a totale capitale italiano destinato al segmento il 4 per cento delle somme per spese di viaggio, le imprese con partecipazioni azionarie straniere il 15 per cento, mentre solo nel 52 per cento dei casi il settore di spesa è gestito all’interno del settore delle spese di viaggio, per una quota del 37 per cento.

Non solo albergo e sempre maggiori prenotazione dirette sul canale web, sono queste le ultime propensioni del mercato, come specifica Chiara Dottorini: “La tendenza è quella di soggiorni crescenti in appartamenti piuttosto che in albergo, si cercano esperienze che facciano vivere la realtà che si visita. La differenziazione sta nel far vivere al cliente la città, come la vivrebbe un residente. Nella formazione del personale va curato l’aspetto emozionale del dare e ricevere, si punta su questo per cancellare la standardizzazione nell’offerta di soggiorno”. Un soggiorno speciale, per far sentire l’ospite dell’hotel, come se fosse parte del luogo che visita: “Puntiamo ad un livello elevato di personalizzazione del servizio, a offrire l’esperienza dell’italianità, ci sono aziende specifiche che amano strutture in cui si respira aria di made in Italy, il cliente deve sentirsi ospite, riconosciuto nella piccola realtà in cui torna spesso”, questo il segreto per catturare l’attenzione e la preferenza dei tanti turisti stranieri, che per lavoro o piacere, si affacciano sulle piazze del Belpaese.