È un dato di fatto che la maggior parte dei grandi manager sia ossessionata dalla gestione del Tempo. Ci sono varie spiegazioni possibili. La più semplice è che il tempo è per definizione una risorsa scarsa e non comprimibile. Un giorno è fatto di 24 ore e per quanto poco un individuo possa dormire, tra attività umane indispensabili come mangiare, lavarsi, la vita sociale e familiare, le ore a disposizione per il lavoro non possono comunque essere più di 15/16. Seconda spiegazione, più psicoanalitica: i manager sono ossessionati dal Tempo perché è tra le pochissime cose che non si possono comprare: per chi è abituato a vivere a 100 all’ora, con standard di mobilità elevatissimi, soprattutto senza preoccuparsi dei soldi, questo è un limite veramente difficile da accettare. Si spiega quindi la necessità, il desiderio di voler usare al meglio giorni, ore e minuti.

Se fate un giro nelle librerie dei college americani o sul Web vi renderete subito conto delle centinaia tra libri, pubblicazioni, tutorial, software, corsi, seminari che hanno come oggetto il time management, la gestione del tempo.  Interrogati a riguardo, spesso però i manager non si lamentano tanto per l’inesorabile avanzare delle lancette o del calendario bensì per un’altra questione: come si fa ad occuparsi di obbiettivi, grandi strategie, team building, networking quando si è continuamente interrotti da eventi imprevisti e problemi minori che fanno perdere una gran quantità di Tempo? Insomma, il problema non è tanto la mancanza di, quanto la perdita di. Disturba che eventi inattesi e fatti della vita (spesso altrui) rubino Tempo a questioni che i Capi reputano più importanti e che spesso costituiscono l’essenza stessa del sogno manageriale. Qua purtroppo non c’è via d’uscita: puoi delegare, concentrarti su di un numero minore di dossier, essere inflessibile nella gestione della tua agenda, ma la scocciatura, la rogna che ti porta via un paio d’ore è sempre dietro l’angolo.

Puoi essere l’amministratore delegato più efficiente ed organizzato al mondo ma gli eventi quotidiani, gli imprevisti non potrai mai evitarli perché le interruzioni, il continuo stop-and-go, fanno parte della natura stessa dell’attività manageriale. Tant’è che i megasupertopmanager ormai non si (pre)occupano più di come gestire al meglio il loro tempo, non dividono più la loro giornata tra routine e attività strategiche ma cercano di approfittare del caos quotidiano per portare avanti i loro grandi obbiettivi. L’approccio è tutt’altro che semplice e immediato (per approfondimenti cercare Prep-Do-Review) ma si basa sul concetto che bisogna imparare a sfruttare il tempo che apparentemente si perde. Esempio: siete incatenati in una riunione di 4 ore per valutare potenziali fornitori di carta igienica? Durante la pausa caffè approfittate e chiedete ai vostri collaboratori se sono soddisfatti dell’operatore che fornisce i cellulari aziendali visto che state valutando l’offerta per un servizio meno costoso che libererebbe dal bilancio risorse da dedicare alla formazione. Riunione inutile, piccola domanda, obbiettivo più ampio.

Ora, qualcuno potrebbe scambiare quest’approccio col multitasking, inteso come la capacità di fare più attività contemporaneamente. La definizione sarebbe però errata sia perché il Prep-Do-Review di fatto è una forma mentis manageriale più complessa e articolata (e qua non abbiamo spazio per svilupparla) sia perché il concetto stesso di multitasking negli ultimi anni ha finito per assumere una connotazione sempre più negativa. Numerosi studi accademici dimostrano infatti come tra le principali cause di perdita di tempo (e di stress) per i manager ci sia l’incapacità di concentrarsi, che va di pari passo con l’aumento delle fonti di distrazione: email, Twitter, Internet, Skype, organizer vari. Tutte tecnologie queste che da un lato agevolano il multitasking, dall’altro costringono i manager (e non solo loro) a stare sempre sulla “difensiva”, come un giocatore di scacchi che pensa solo a rispondere alle mosse dell’avversario senza riflettere sulla sua strategia generale per batterlo. Insomma, più proattivo e meno reattivo: questa è la parola d’ordine del manager del nuovo millennio, che invece di imparare a gestire il tempo sembra più interessato a come evitare le microdistrazioni fatali per la concentrazione e la creatività. È l’Attention management training, per il quale -manco a dirlo – libri, corsi e seminari stanno spuntando come funghi.