Gestione del tempo: chiaroveggenza o lungimiranza? 

Un sistema organizzato come un’azienda, o come qualsiasi altra entità sociale che raggruppa più persone, per poter funzionare ha la necessità di impostare in ordine cronologico gli eventi e i processi, creando così una sorta di standardizzazione del tempo. Per poter perseguire i compiti aziendali viene impostata quindi una cronologia del tempo che prevale sul tempo soggettivo degli individui che la compongono, questo viene sradicato dalla percezione del singolo e diventa un astratto ‘tempo aziendale’. Così si crea una sorta di prevedibilità nella quale la vita aziendale è strutturata su una routine standardizzata ciclicamente ripetuta. Le persone che vi lavorano, quindi, sono immerse in queste abitudini che trovano le proprie radici nel passato.

In azienda manca la finestra sul futuro

Se da un lato questa modalità è necessaria per poter lavorare insieme e per poter pervenire a dei risultati, dall’altra porta con sé uno svantaggio: l’azienda e gli individui che la compongono rischiano di rimanere fermi nel presente, focalizzati nel risolvere i problemi di oggi, basandosi per lo più su esperienze passate. Abbiamo visto come le abitudini, nate in qualche momento nel passato, si consolidino e diventino routine più o meno consapevolmente. Il grande rischio di questo inevitabile schema è che in azienda spesso manca una finestra sul futuro. Il futuro non è prevedibile, non esiste la sfera di cristallo per vedere con sicurezza ciò che sarà, tuttavia il modo di rapportarsi efficacemente con lui non è quello di riuscire a conoscerlo ex ante, bensì quello di prepararsi ad esso.

L’oggetto della previsione non è tanto prevedere il futuro, bensì l’accertarsi del significato delle attività presenti e assicurare, per quanto possibile, una coerenza con ciò che vediamo dalla nostra finestra sul futuro. Invece che di previsione sarebbe più corretto parlare di lungimiranza, l’attitudine a guardare e vedere lontano nel tempo, “prevedere cioè con saggezza gli sviluppi degli avvenimenti futuri e provvedervi in tempo, mirare a uno scopo lontano, e agire in modo da crearsi le condizioni favorevoli per conseguirlo” (definizione da Treccani.it).

L’azienda attenta ai cambiamenti e sensibile al movimento è l’azienda in cui le persone sono invitate ad aumentare la consapevolezza aziendale e percepire la differenza tra routine e abitudini aziendali (“si è sempre fatto così”) e la realtà delle cose per come sono (“oggi funzionano?”) o come potrebbero essere (“potrebbero funzionare meglio?”). Una sorta di costante apprendimento organizzativo che si focalizza sui processi individuali e strutturali e prepara l’azienda a riconoscere con un certo anticipo i cambiamenti e a impostare i prossimi passi da compiere, in modo da potersi attivare prima e meglio di altri.

Lungimiranza nelle organizzazioni aziendali

Un’organizzazione sviluppa pienamente la capacità previsionale, o meglio la lungimiranza, quando i suoi membri trattano sistematicamente il tempo come flusso, cioè quando forgiano spontaneamente collegamenti tra passato, presente e futuro ovvero stringono un coerente rapporto tra memoria, attenzione e aspettative. Questo ci porta a capire quanto sia importante lavorare sulla percezione del tempo, soprattutto dei decision makers, e come sia fondamentale scardinare l’approccio della gestione del tempo come qualcosa di legato unicamente all’orologio e al calendario. La rilevanza deve essere data alla percezione soggettiva del tempo e del futuro di chi prende le decisioni, in pratica l’attenzione non dovrebbe essere rivolta, come generalmente viene fatto, a come gli individui e le organizzazioni si comportano nel tempo, ma invece a come il tempo influenza il comportamento di individui e organizzazioni.

Ogni decision maker in un’azienda dovrebbe poter coltivare la consapevolezza della propria percezione del tempo, della propria visione di breve e lungo termine e dell’attitudine di visualizzare e comprendere il futuro. Passaggio davvero strategico per l’azienda perché proprio su questi aspetti si basa la capacità di compiere scelte strategiche per il futuro. Concludendo, quindi: l’azienda, per sviluppare le doti di lungimiranza necessarie ad assicurarsi una lunga e prosperosa vita, deve invitare i propri collaboratori, in particolar modo quelli investiti di potere decisionale, a dedicare del tempo per aumentare la propria consapevolezza del tempo. In questo modo si riesce a sviluppare la lungimiranza aziendale, rendendola una capacità istituzionalizzata che permette di rispondere prontamente alle circostanze e di garantire longevità e crescita all’azienda.

Per favorire il cambio di paradigma in azienda e cominciare a percepire come rilevante il tempo dei singoli, oltre che il tempo aziendale, si può iniziare trovando il tempo (!) per:

• Indire periodicamente (ogni 15-20 giorni) un momento di incontro in cui i decision maker a piccoli gruppi (3-6 persone) si confrontano per un’ora (né più né meno) sulla loro percezione del tempo e sulle problematiche e relative strategie organizzative personali adottate da ognuno. Si noterà come, a livello individuale, i temi che vengono a galla sono più simili di quanto si creda, e come confrontarsi e cercare di trovare soluzioni alternative sia utile a livello pratico, si valutano infatti diverse soluzioni e ciascuno è libero di proporre o adottare ciò che ritiene valido, e consolidi nel contempo il gruppo e la collaborazione.
• Favorire l’adozione da parte dei decision maker di un momento dedicato ad una ‘riunione con se stessi’. Ogni giorno deve esserci la possibilità di godere almeno di 30 minuti di silenzio, digitale e lavorativo, da dedicare esclusivamente alla gestione del proprio tempo in azienda. Questo momento dovrebbe essere istituzionalizzato, per funzionare ne deve essere spiegato e condiviso il valore, e deve essere adottato e rispettato da tutti. Se non ci si ferma ogni giorno e non si dedica il giusto tempo all’organizzazione, il rischio sarà quello di correre sempre di più e in maniera poco focalizzata, vivendo anche troppo intensamente il presente, ma senza riuscire a fare collegamenti utili con il passato per una visione più chiara del futuro, personale e aziendale.

“Nessuna cosa ci appartiene, soltanto il tempo è nostro” (Lucio Anneo Seneca)

 (Fonti consultate: “Managing the Future: Foresight in the Knowledge Economy” di H. Tsoukas e J. Shepherd)

(Photo credits: undertrenta.it)