Un orologio, che simboleggia la gestione del tempo.

L’orologio è un bugiardo

Il tempo manca a chi se la prende con lui perché scarseggia: di fatto, non è un indicatore reale. Un test per sdoganare le domande sbagliate e cambiare approccio.

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Nello scambio figurine “ce l’ho, mi manca”, il protagonista che manca sempre a tutti è il tempo. È raro, non si trova, vale una cifra. Non c’è abbastanza tempo per fare tutto ciò che vorremmo o dovremmo fare, la giornata è una corsa contro il tempo, abbiamo bisogno di più ore, tutto scorre inesorabilmente e non si può fermare. Che ansia.

Troppa attenzione all’orologio e troppo poca alle altre nostre risorse, tutte esauribili pure loro, ma sulle quali abbiamo certamente maggiore possibilità di incidere. Del resto le ventiquattro ore al giorno scorrono a prescindere da noi, mentre le risorse dipendono interamente dalla nostra capacità di gestirle. Mi riferisco alle energie mentali, l’attenzione, la capacità decisionale, la chiarezza mentale, il saper focalizzare.

All’interno del tempo succedono le cose, ma il tempo è una scatola predefinita, e il nostro contributo riguarda ciò che ci mettiamo dentro. Non possiamo cambiare le dimensioni della scatola, ma possiamo sceglierne il contenuto, in quantità e qualità. È una questione di consapevolezza.

 

Come gestisci il tuo tempo? Ecco un test per misurarlo

Com’è la tua gestione del tempo? Sei consapevole di ciò che metti realmente in gioco nei tuoi preziosi minuti?

Rispondi alle seguenti domande (per restare in tema, servono circa dieci minuti per i quindici quesiti) secondo ciò che riflette effettivamente la tua esperienza.

Puoi rispondere “mai”, “raramente”, “a volte”, “spesso” o “molto spesso” per indicare quante volte ti trovi in ogni situazione: non indicare come dovrebbe essere, ma com’è davvero.

 

  1. Le attività su cui lavoro sono quelle con la più alta priorità.
  2. Mi ritrovo a completare i compiti all’ultimo minuto o a chiedere proroghe.
  3. Investo tempo per la pianificazione e la programmazione.
  4. So quanto tempo dedico a ciascuna delle attività che faccio.
  5. Mi ritrovo ad affrontare interruzioni.
  6. Lavoro a obiettivi per decidere su quali compiti e attività devo impegnarmi.
  7. Nella mia pianificazione lascio del tempo per gli imprevisti.
  8. Conosco il valore dei compiti a cui sto lavorando.
  9. Quando mi impegno in un nuovo compito, ne analizzo l’importanza e gli assegno la priorità.
  10. Sono stressato/a da scadenze e impegni.
  11. Le distrazioni mi impediscono di lavorare sulle attività importanti.
  12. Devo portare a casa il lavoro o fermarmi più ore in ufficio per riuscire a finirlo.
  13. Assegno delle priorità all’interno della mia lista delle “cose da fare”.
  14. Verifico e confermo le mie priorità con il mio capo/con i miei collaboratori.
  15. Prima di impegnarmi su un compito, verifico che i risultati valgano il tempo investito.

 

Punteggi

Ora calcola per le domande 2, 5, 10, 11, 12 come segue:

1 punto per “molto spesso”, 2 punti per “spesso”, 3 punti per “a volte”. 4 punti per “raramente”, 5 punti per “mai”.

Per le domande 1, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 13, 14, 15 calcola:

1 punto per “mai”, 2 punti per “raramente”, 3 punti per “a volte”, 4 punti per “spesso”, 5 punti per “molto spesso”.

Ora controlla il tuo punteggio.

Da 15 a 30: La gestione del tuo tempo può essere senza dubbio migliorata. Distrazioni e interruzioni non ti aiutano a lavorare in maniera produttiva e anche gli obiettivi e le priorità meritano maggior attenzione. Ricorda di ritagliarti sempre un momento strategico della giornata per pensare alla pianificazione e all’organizzazione. Solo in questo modo potrai veramente migliorare la tua efficienza, il tuo successo e la tua soddisfazione anche nel lungo periodo. È necessario per te investire da subito del tempo per acquisire strategie e migliorare la gestione delle tue risorse.

Da 31 a 45: Il tuo time management può vantare alcuni metodi e strategie efficaci che, quando riesci ad adottarli, ti portano risultati e soddisfazione. Tuttavia devi riuscire a essere più costante e a darti maggior disciplina nell’investire tempo ogni giorno per perfezionare la strategia. Focalizzare su obiettivi e priorità ti aiuterà a muoverti in maniera più funzionale. Prevenire distrazioni e interruzioni sarà essenziale per sentirti più produttivo. Fermarsi può essere prezioso per rifinire metodi e strategie che ti permettano di affrontare la giornata in maniera ancor più soddisfacente.

Da 46 a 75: La gestione del tempo per te è già una priorità. Dedichi energie e risorse per dare il giusto valore alle giuste cose. A volte ti accorgi che ci sono troppi input e che tutto si complica, ma ricorda che dipende solo da te semplificare, focalizzare e dedicarti a ciò che è veramente importante. Previeni i picchi di stress con una pianificazione flessibile, cerca continuativamente i metodi e le strategie organizzative più adatte a te e al tuo modo di affrontare gli impegni, così da semplificare e alleggerire il carico.

 

Cambiare le domande

Qualsiasi sia risultato il tuo punteggio nel test, da oggi non rispondere o pensare più “mi manca il tempo”. Piuttosto domandati: “le mie risorse me lo permettono?”, “la mia attenzione e capacità di focalizzazione ora sono quelle adeguate?”, “mi sento abbastanza lucido/a e capace di prendere decisioni in questo momento?”, “mi sono fermato/a e mi sono preso/a il tempo per cercare la strategia giusta sul da farsi?”.

Porsi queste domande è un cambio di paradigma con ripercussioni sicure sulla sensazione che deriva dalle tue capacità di gestione del tempo, e che fa la differenza tra una giornata stressante, nervosa, improduttiva e una giornata soddisfacente, serena ed energica.

Siamo i primi, e spesso gli unici, a dover rispettare le nostre forze mentali. Non aspettiamoci che lo facciano gli altri, che hanno già grossi problemi con il loro, di tempo, e certo non si preoccupano del nostro. La lotta non va combattuta contro il tempo, ma a difesa delle nostre preziose risorse.

C’è da armarsi e partire, ma senza fretta.

 

Photo by Shawn Lee on Unsplash

Influenze nordiche, ma cuore latino, ha deciso che il suo scopo nella vita è "Organizzare Italia". Sabrina è una Professional Organizer che aiuta le persone ad organizzarsi meglio, per lavorare con meno fatica e per vivere più sereni e soddisfatti. È fondatrice e CEO di Organizzare Italia (www.organizzareitalia.com), cofondatrice e presidente dell'associazione professionale APOI (www.apoi.it), scrive per diversi blog e alcune riviste cartacee. In maggio 2015 è uscito il suo primo libro con Mondadori 'Facciamo ordine - in casa, nel lavoro, nella vita'. E “siccome i sogni nel cassetto fanno la muffa, io ho buttato via il superfluo ed ho tirato fuori il mio!” [ Guarda tutti gli articoli ]

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